En uppsättning samordnade insatser i tid (Kerzner, 1995) En uppsättning människor och andra resurser som tillfälligt samlas för att nå ett specifikt mål, normalt med en fast budget och med en fast tidsperiod. Projekt är i allmänhet förknippade med produkter eller procedurer som görs för första gången eller med procedurer som ändras (Graham, 1990)

Ett projekt kan definieras som en tillfällig strävan att skapa en unik produkt eller tjänst (Project Management Institute, A guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBOK Guide)

En verksamhet som syftar till att uppnå ett enhetligt mål under en viss tidsperiod med hjälp av en gemensam insats av en uppsättning resurser.

• Unikt
• Begränsningar
• Planering, utförande och kontroll
• Olika resurser
• Begränsad tid

Med ledning avses kontroll och planering av detaljer (Bauer, 1998). Genom omdömesgill användning av tillgängliga medel fattas de faktiska besluten och åtgärder vidtas för att uppnå målen (Storey 1960).

Projektledning: tillämpning av kunskaper, färdigheter, tekniker och instrument för att uppfylla projektkraven Lyft fram kritiska situationer och ge alternativ i rätt tid Ge alla berörda parter egenmakt när det gäller specifika mål Ge en realistisk bild av projektet under dess livscykel Rita en framtida utvecklingsprognos för projektet

Processen att hantera ett projekt från början till slut genom att fördela, använda och övervaka (begränsade) resurser för att uppfylla (projekt) krav inom en fördefinierad tidsram.

Det är därför nödvändigt att:

• Verifiera och lösa befintliga resursbegränsningar och eventuella konflikter som kan uppstå

• Anpassa organisationens strategiska inriktning där detta påverkar uppnåendet av projektmålen

• Definiera delad styrning

En chefs främsta utmaning är att lösa problem kreativt. Samtidigt som man drar från en mängd olika akademiska discipliner och för att hjälpa chefer att svara på utmaningen med kreativ problemlösning har ledningsprinciper länge kategoriserats i de fyra huvudfunktionerna planering, organisering, ledning och kontroll (P-O-L-K-ramverket).

Principerna för hantering kan kokas ner till fyra kritiska funktioner. Dessa funktioner planerar, organiserar, leder och kontrollerar. Detta P-O-L-K-ramverk ger användbar vägledning om hur det ideala jobbet för en chef ska se ut.

Planering är ledningens funktion som innebär att man sätter mål och bestämmer en handlingsplan för att uppnå dessa mål. Planering kräver att chefer är medvetna om miljöförhållanden som deras organisation står inför och för att omarbeta framtida förhållanden. Det kräver också att cheferna är bra beslutsfattare.

Det är en process som består av flera steg. Processen börjar med miljöskanning vilket helt enkelt innebär att planerare måste vara medvetna om de kritiska händelser som deras organisation står inför när det gäller ekonomiska förhållanden, deras konkurrenter och deras kunder. Planerare måste sedan försöka förutse framtida förhållanden. Dessa prognoser ligger till grund för planeringen.

Planering anses vara en grundläggande funktion av förvaltningen. Det är nödvändigt att en plan är nödvändig för alla andra ledningsfunktioner, vare sig det är att organisera, leda, bemanna eller kontrollera:

1. Planering dikterar hur man effektivt organiserar ett företag. Det omfattar att bestämma nödvändiga framtida aktiviteter, tilldela dem till rätt personal, delegera auktoritet, tillhandahålla verktyg och råmaterial etcetera.
2. Att ha en handlingsplan underlättar styrning eftersom den ger instruktioner, vägledning och motivation grundad i en varumärkesstrategi.
3. Planering påvisar bemanningen, eftersom den visar vilken arbetskraft ett företag kommer att behöva.
4. Fastställande av standarder och mätning av faktisk prestationskontroll görs mot de förväntningar som planeringen ställer.

Den första indelningen vi kan göra är:

• Informell planering ger ett kortsiktigt fokus, vilket kan vara nödvändigt för att verksamheten ska fungera. I en organisation kan olika enheter ha sina egna informella planer.
• Men om företaget vill växa och nå ambitiösa mål bör planeringsprocessen vara formell, skriftlig, specifik och involvera gemensamma organisatoriska mål.

ÄveOm planering är en grundläggande funktion av ledningen, försummar många chefer i praktiken den. Du kanske tror att de inte behöver formella typer av planering, eftersom de kan använda sin strategiska vision och magkänsla för att hålla organisationen på rätt spår även utan den. Detta är dock inte sant. Här är de viktigaste anledningarna till att chefer misslyckas med att skapa en strategisk plan:

• De underskattar vikten av planering
  Många chefer har en få-saker-gjorda-attityd och misslyckas med att stanna upp och analysera rätt saker de behöver göra. De förstår inte hur planering kan påverka prestanda och är inte villiga att ändra någonting.

• De saknar tid för planering
  Planering tar mycket tid och chefer har för många ansvarsområden. Som ett resultat är det vanligt att chefer bara tänker ut en strategi hemma eller när de pendlar till jobbet. Detta kan leda till att planen inte kan planeras ordentligt. Chefer bör specifikt schemalägga planering. Om det är svårt att hitta tid för denna roll bör en chef delegera mer ansvar och undvika så kallad mikromanaging.

• De saknar meningfulla syften och mål
  Ibland undviker chefer planering eftersom det inte finns något mål som kommer att engagera eller motivera dem att göra det. Detta händer ofta med företag som arbetar utan någon uppdragsbeskrivning.

• De har för stor tillit till sin erfarenhet
  Vissa chefer kan ha lyckats utan planering, vilket får dem att tro att planering bara är slöseri med tid. De tillskriver framgång till sina egna förmågor snarare än gynnsamma förhållanden.  

• De saknar självdisciplin
  Att sätta och sträva efter mål, antingen personliga eller organisatoriska, kräver engagemang och disciplin. Ofta behöver chefer utveckla sina personliga styrkor och färdigheter för effektiv planering i ledningen.

• De har inte den nödvändiga kunskapen
  Här är många verktyg som används vid planering som SWOT-analys, PESTLE-analys, VRIO-ramverk, miljöskanning, resursanalys etcetera. Om en chef  inte  får bra utbildning i ledarskap kan han / hon misslyckas med att planera effektivt och därmed inte se någon mening i det. Det kan också vara så att de saknar erfarenhet inom vissa områden – att skapa en marknadsplan skiljer sig mycket från operativ planering.

Om du förstår vikten av planering i ledningen och vill förstå alla fördelar med denna funktion, överväg följande fem faktorer som bestämmer effektiviteten i planeringen.

Organisering är ledningens funktion som innebär att man utvecklar en organisationsstruktur och fördelar mänskliga resurser för att säkerställa att målen uppnås. Organisationens struktur är den ram inom vilken ansträngningen samordnas. Strukturen representeras vanligtvis av ett organisationsschema, som ger en grafisk representation av kommandokedjan inom en organisation. Beslut som fattas om en organisations struktur kallas i allmänhet organisatoriska designbeslut.

• Utformningen av enskilda jobb inom organisationen. Beslut måste fattas om arbetsuppgifter och ansvar för enskilda arbeten samt om hur uppgifterna ska utföras.  Beslut som  görs om arten av jobb inom organisationen kallas i allmänhet "jobbdesign" -beslut.
• Utformningen av organisationsnivå, bestämma hur man bäst ska gruppera jobb i avdelningar för att samordna arbetet effektivt.

Vad är det?
En nivåorienterad hierarkisk uppdelning av det arbete som ska utföras av projektgruppen för att uppnå projektmålen och skapa de nödvändiga leveranserna, där varje nivå av WBS representerar en alltmer detaljerad definition av projektarbetet. Det representerar den grundläggande strukturen för att korrelera och integrera olika typer av information: tider, kostnader, ansvar.

Vad används det till?
Ett verktyg som är möjligt för att:

1. Fullständigt identifiera alla aspekter av arbetet
2. Tilldela ansvar
3. Generera arbetsplaner på de olika nödvändiga schemaläggningsnivåerna
4. Generera uppskattningar
5. Samla in framstegsdata

OBS representerar projektets organisationsstruktur, den strukturerade fördelningen av projektansvarsnivåer; Identifiera och fördela ansvar. Definiera och kommunicera beslutsprocessen. Integrera tids-/kostnadsinformation enligt den definierade ansvarsstrukturen.

En projekt-OBS är en skildring av projektorganisationen arrangerad för att indikera rapporteringsförhållandet inom projektkontexten. OBS återspeglar hur projektet är funktionellt organiserat.

Det är en direkt representation och beskrivning av hierarkin och organisationerna som kommer att tillhandahålla resurser för att planera och utföra arbete som identifieras i WBS. OBS hjälper ledningen att fokusera på att etablera den mest effektiva organisationen genom att ta hänsyn till tillgänglighet och förmåga hos ledning och teknisk personal.

Ett Gantt-diagram är en vanlig grafisk skildring av ett projektschema. Det är en typ av stapeldiagram som visar start- och slutdatum för ett projekts element som resurser, planering och beroenden

Viktiga saker att notera:

• Ett Gantt-diagram är en visualisering som hjälper dig att schemalägga, hantera och övervaka specifika aktiviteter och resurser i ett projekt.
• Den består av en lista med uppgifter och staplar som visar varje uppgifts framsteg.
• De vågräta staplarna med olika längd representerar projektets tidslinje, som kan innehålla aktivitetssekvenser, varaktighet och start- och slutdatum för varje aktivitet. Ett Gantt-diagram kan variera i komplexitet och djup men kommer alltid att ha tre nyckelkomponenter: aktiviteter eller uppgifter som ska utföras, som löper längs y-axeln; milstolpar eller framstegssteg som anges längs x-axeln (antingen längst upp eller längst ner i diagrammet); och förloppsindikatorer, betecknade som horisontella staplar, som anger hur långt längs en uppgift är vid en viss punkt.
• Det är det mest använda diagrammet inom projektledning.
• Gantt-diagram kan användas för att hantera projekt av alla storlekar och typer.

Henry Gantt var en samhällsvetare och managementkonsult som också hade en examen i maskinteknik. Han arbetade inom området vetenskaplig ledning och utvecklade metoder för att effektivisera och öka produktiviteten hos företag och deras arbetsstyrka. Han skapade Gantt-diagrammet på 1910-talet för att hjälpa arbetsledare att förstå utvecklingen av deras arbetskraft och för att säkerställa att uppgifterna gick enligt schemat.

 Source: https://www.freepik.com/free-vector/gradient-template-gantt-chart_10182353.htm#query=gantt%20chart&position=2&from_view=search&track=sph

Tidshantering är processen att planera och kontrollera hur mycket tid som ska spenderas på specifika aktiviteter. Bra tidshantering gör det möjligt för en individ att slutföra mer på kortare tid, sänker stress och leder till karriärframgångar.

Fördelar med tidshantering
Förmågan att hantera din tid effektivt är viktigt. God tidshantering leder till förbättrad effektivitet och produktivitet, mindre stress och mer framgång i livet. Här är några fördelar med att hantera tiden effektivt:

Efter att ha övervägt fördelarna med tidshantering, låt oss titta på några sätt att hantera tiden effektivt:

• Sätt mål korrekt
  Sätt upp mål som är uppnåeliga och mätbara. Använd SMART-metoden när du ställer in mål. Se i huvudsak till att de mål du ställer in är specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och aktuella.
• Prioritera klokt
  Prioritera uppgifter baserat på betydelse och brådska.  Titta till exempel på dina dagliga uppgifter och bestäm vilka som är:
  • Viktiga och brådskande: Gör dessa uppgifter direkt.
  • Viktiga men inte brådskande: Bestäm när du ska utföra dessa uppgifter.
  • Brådskande men inte viktiga: Delegera dessa uppgifter om möjligt.
  • Inte brådskande och inte viktiga: Lägg dessa åt sidan för att göra dem senare.
• Ange en tidsgräns för att slutföra en uppgift
  Att ställa in tidsbegränsningar för att slutföra uppgifter hjälper dig att bli mer fokuserad och effektiv. Att göra den lilla extra ansträngningen att bestämma hur mycket tid du behöver tilldela för varje uppgift kan också hjälpa dig att känna igen potentiella problem innan de uppstår. På så sätt gör du planer för att hantera dem
• Organisera dig själv
  Använd din kalender för mer långsiktig tidshantering. Skriv ner tidsfristerna för projekt eller för uppgifter som ingår i slutförandet av det övergripande projektet. Tänk på vilka dagar som kan vara bäst att ägna åt specifika uppgifter. Du kan till exempel behöva planera ett möte för att diskutera kassaflödet en dag när du vet att företagets ekonomichef är tillgänglig.
• Ta bort icke-väsentliga uppgifter/aktiviteter
  Det är viktigt att ta bort överflödiga aktiviteter eller uppgifter. Bestäm vad som är viktigt och vad som förtjänar din tid. Att ta bort icke-väsentliga uppgifter / aktiviteter frigör mer av din tid att spenderas på verkligt viktiga saker.
• Planera
  Se till att du börjar varje dag med en tydlig uppfattning om vad du behöver göra - vad som behöver göras den dagen. Överväg att göra det till en vana att, i slutet av varje arbetsdag, gå vidare och skriva ut din "att göra" -lista för nästa arbetsdag. På så sätt kan du direkt köra i gång nästa morgon
• Ta en paus mellan uppgifterna
  När du gör många uppgifter utan paus är det svårare att hålla fokus och motivationen uppe. Tillåt dig lite paus mellan uppgifterna för att rensa huvudet och uppdatera dig själv. Överväg att ta dig en kort tupplur, gå en kort promenad eller meditera.

Låt oss också överväga konsekvenserna av dålig tidshantering:

		Genom att inte veta vad nästa uppgift är, lider du av en förlust av kontroll över ditt liv. Det kan bidra till högre stressnivåer och ångest.
Dålig tidshantering resulterar i bortkastad tid. Till exempel, genom att prata med vänner på sociala medier medan du utför ett uppdrag, distraherar du dig själv och slösar bort tid.		Dålig tidshantering gör vanligtvis att kvaliteten på ditt arbete blir lidande. Att till exempel behöva tokstressa för att slutföra uppgifter i sista minuten äventyrar vanligtvis kvaliteten.
Oförmågan att planera framåt och hålla sig till mål betyder sämre effektivitet. Men om du inte planerar i förväg kan du sluta behöva hoppa fram och tillbaka, eller ta om från början, när du gör ditt arbete. Det innebär minskad effektivitet och lägre produktivitet.		Om kunder eller din arbetsgivare inte kan lita på att du slutför uppgifter på ett tidsmässigt relevant sätt, påverkas deras förväntningar och uppfattningar om dig negativt. Om en kund inte kan lita på att du får något gjort i tid, kommer de sannolikt att ta sin verksamhet någon annanstans.

Lagarbete är viktigt på varje arbetsplats. Att arbeta tillsammans är det enda sättet att uppnå ett teams gemensamma mål.

Vikten av lagarbete sträcker sig också bortom produktiviteten. När du är en del av ett effektivt team känner du dig uppskattad för dina bidrag och din medarbetarupplevelse är bättre. Du får göra ett meningsfullt arbete som påverkar. Du känner dig inte bara uppskattad, utan arbete som har betydelse ökar också ditt engagemang och välbefinnande.

Tio fördelar med lagarbete

1. Better problem solving
2. Bättre problemlösning
3. Ökad innovationspotential
4. Nöjdare teammedlemmar
5. Ökad personlig tillväxt
6. Mindre utbrändhet
7. Fler möjligheter till tillväxt
8. Ökad produktivitet
9. Smartare risktagande
10. Färre misstag
11. Utökad kreativitet

Bra lagarbete kräver bra relationer, vilket i sin tur kräver:

• Förtroende som gör att människor kan vara öppna och ärliga mot varandra. Att skapa förtroende innebär att inte behöva spendera tid på att undra om folk hugger dig i ryggen. Det innebär att vara beredd att erkänna att man gjort ett misstag, vara osäker och säga förlåt om man gjort en kollega illa.
• Ömsesidig respekt där människor kan ha olika åsikter utan att bli kritiserade eller förlöjligade.
• Medvetenhet om sig själv och andra - detta innebär att ha känslomässig intelligens, ta ansvar för dina ord och handlingar och ha empati med dem omkring dig.
• Mångfald inte bara acceptera olika åsikter, utan faktiskt välkomna dem för vad de bidrar med i teamet.
• Öppen och ärlig kommunikation som naturligtvis är en förutsättning för alla goda relationer oavsett det valda kommunikationsmediet och som möjliggör informationsutbyte av hög kvalitet.
• Lyssna: anstränga sig för att verkligen förstå andras syn på världen.
• Att hantera konflikter, vilket innebär att fokusera på frågan, inte de personligheter som är inblandade i en meningsskiljaktighet.

Teambuilding är en ledningsteknik som används för att förbättra arbetsgruppernas effektivitet och prestanda genom olika aktiviteter. Det innebär mycket färdigheter, analys och observation för att bilda ett starkt och kapabelt team. Hela det enda motivet här, är att uppnå organisationens vision och mål.

Chefen, som ansvarar för teambuilding, måste kunna ta reda på teammedlemmarnas styrkor och svagheter och skapa rätt blandning av människor med olika kompetensuppsättningar. Han måste fokusera på att utveckla starka interpersonella relationer och förtroende bland lagmedlemmarna.

Chefen måste uppmuntra kommunikation och interaktion mellan teammedlemmarna och även minska stress med hjälp av olika teambuilding-aktiviteter.

Teambuilding är inte en engångsinsats. Det är en  stegvis process som syftar till att få till en önskvärd förändring i organisationen. Team bildas vanligtvis för en viss uppgift eller ett projekt och finns till mestadels på kort sikt.

1. Identifiera behovet av teambuilding: chefen måste först analysera ett teams krav för att slutföra en viss uppgift. Det bör ta reda på syftet med det arbete som ska utföras, nödvändiga färdigheter för jobbet och dess komplexitet innan du bildar ett team.
2. Definiera mål och nödvändig uppsättning färdigheter, därefter kommer fastställandet av de organisatoriska målen och de färdigheter som behövs för att uppfylla det
3. Tänk på teamroller. Chefen tar hänsyn till de olika aspekterna, dvs.  interaktionen mellan individerna, de viktigaste rollerna och ansvaren, styrkor och svagheter, sammansättning och lämplighet hos de möjliga teammedlemmarna.
4. Bestäm en teambuilding-strategi. Chefen måste förstå den operativa ramen väl för att säkerställa en effektiv teambuilding.  Han/hon måste själv vara säker på mål, roller, ansvar, varaktighet, tillgänglighet av resurser, utbildning, informationsflöde, feedback och att bygga förtroende inom teamet.
5. Utveckla ett team av individer. I detta skede samlas individerna för att bilda ett lag tillsammans. Varje medlem görs bekant med sina roller och ansvar inom teamet.
6. Upprätta och kommunicera reglerna. Reglerna för rapportering av teammedlemmar, mötesscheman och beslutsfattande inom teamet diskuteras. Individerna uppmuntras att ställa frågor och ge sina synpunkter för att utveckla en öppen och sund kommunikation i teamet.
7. Identifiera en individs styrkor. Olika övningar genomförs för att få fram individernas styrkor. Det hjälper också till att bekanta teammedlemmarna med varandras styrkor och svagheter.
8. Var en del av teamet. Vid denna punkt måste chefen engagera sig i teamet som medlem och inte som chef. Att få individerna att inse sin betydelse i teamet och behandla varje medlem lika är nödvändigt. Teammedlemmarna bör se sin chef som sin teamledare, mentor och förebild. 
9. Övervaka prestanda. Nästa steg är att kontrollera produktiviteten och prestandan för teamet som helhet. Det handlar om att ta reda på kryphål och orsaken till det. Detta steg är nödvändigt för att förbättra teamets prestanda och produktivitet på lång sikt.
10. Schemalägg möten. Ett av de viktigaste stegen är att hålla målmedvetna möten då och då för att diskutera teamprestanda, uppgiftsrelaterade problem och diskutera framtida åtgärder. 
11. Upplös gruppen för slutligen måste chefen utvärdera resultaten och belöna individerna för deras bidrag och prestation.

Ett av chefens främsta ansvar är att säkerställa att alla uppgifter slutförs i tid och strikt följer policyerna. Och för detta är ledarskapsförmåga viktigt. Ledarskapsförmåga innebär: Skapa och dela en vision om möjliga prestationer av organisationen Kommunicera med anställda och skapa goda interpersonella relationer Motivera och inspirera teammedlemmar att prestera bättre.

- Att leda säkerställer också att cheferna skapar en positiv miljö på jobbet. Detta hjälper också till att förbättra prestanda för varje anställd eller grupp av människor, ökar deras moral och leder till ett produktivt och innovativt team.

Att leda involverar de sociala och informella källor till inflytande som du använder för att inspirera till andras handlingar. Om chefer är effektiva ledare kommer deras underordnade att vara entusiastiska över att anstränga sig för att uppnå organisatoriska mål.

Beteendevetenskapen har i många fall bidragit till att förstå denna ledningsfunktion. Personlighetsforskning och studier av jobbattityder ger viktig information om hur chefer mest effektivt kan leda underordnade. Till exempel säger denna forskning oss att för att bli effektiva på att leda måste chefer först förstå sina underordnades personligheter, värderingar, attityder och känslor.

Kontroll innebär att se till att prestanda inte avviker från standarder. Kontroll består av tre steg, som inkluderar:

1. Övervakning av pågående aktiviteter
2. Fastställande av standarder för prestanda/produktion
3. Jämföra faktiska resultat med standarder
4. Identifiera områden som behöver förbättras (kan vara processer, policyer eller praxis)
5. Vidta korrigerande åtgärder vid behov