Un set de eforturi coordonate în timp (Kerzner, 1995) Un set de oameni și alte resurse asamblate temporar pentru a atinge un obiectiv specific, în mod normal cu un buget fix și cu o perioadă de timp fixă. Proiectele sunt în general asociate cu produse sau proceduri care sunt realizate pentru prima dată sau cu proceduri care sunt modificate (Graham, 1990)

Un proiect poate fi definit ca un efort temporar întreprins pentru a crea un produs sau serviciu unic (Institutul de Management de Proiect, Un ghid pentru corpul de cunoștințe privind managementul de proiect – Ghidul PMBOK)

O activitate care vizează atingerea unui obiectiv unitar pe o anumită perioadă de timp, folosind un efort comun al unui set de resurse.

• Unicitatea
• Constrângeri
• Planificare, execuție și control
• Diferit resurse
• Limitat durată

Managementul se referă la controlul și planificarea detaliilor (Bauer 1998). Prin utilizarea judicioasă a mijloacelor disponibile, deciziile efective sunt luate și sunt întreprinse acțiuni pentru atingerea obiectivelor (Storey 1960).

Management de proiect: aplicarea cunoștințelor, abilităților, tehnicilor și instrumentelor pentru a satisface cerințele proiectului Evidențiați situațiile critice și oferiți alternative în timp util Împuternicirea tuturor părților interesate cu privire la obiective specifice Oferiți o viziune realistă asupra proiectului pe parcursul ciclului său de viață Desenați un cadru de prognoză a evoluției viitoare a proiectului

Procesul de gestionare a unui proiect de la început până la sfârșit prin alocarea, utilizarea și monitorizarea resurselor (limitate) pentru a îndeplini cerințele (proiectului) într-un interval de timp predefinit.

Prin urmare, este necesar să:

• Verificați și rezolvați constrângerile de resurse existente și orice conflicte care pot apărea

• Aliniați orientarea strategică a organizației acolo unde aceasta influențează realizarea obiectivelor proiectului

• Definiți guvernanța partajată

Principala provocare a unui manager este să rezolve problemele în mod creativ. Deși se bazează pe o varietate de discipline academice și pentru a ajuta managerii să răspundă provocării de soluționare creativă a problemelor, principiile managementului au fost mult timp clasificate în cele patru funcții majore de planificare, organizare, conducere și control (cadru POLC).

Patru funcții cruciale pot fi utilizate pentru a rezuma ideile de management. Planificarea, organizarea, conducerea și controlul sunt aceste sarcini. Cadrul POLC oferă o direcție utilă pentru o poziție managerială optimă.

Planificarea este funcția managementului care implică stabilirea obiectivelor și determinarea unui curs de acțiune pentru atingerea acestor obiective. Planificarea necesită ca managerii să fie conștienți de condițiile de mediu cu care se confruntă organizația lor și să prezică condițiile viitoare. De asemenea, cere ca managerii să fie buni factori de decizie.

Este o procedură cu o serie de pași. Primul pas al procesului este scanarea/analiza mediului , ceea ce implică în esență că planificatorii trebuie să fie conștienți de riscurile semnificative pentru afacerea lor din perspectiva economiei, a rivalilor și a clienților lor. Următorul pas este ca planificatorii să încerce să prezică condițiile viitoare. Planificarea se bazează pe aceste estimări.

Planificarea este considerată o funcție de bază a managementului. Înseamnă că un plan este necesar pentru orice altă funcție managerială, fie că este organizarea, conducerea, personalul sau controlul:

1. Planificarea dictează cum să organizați eficient o afacere. Acesta cuprinde determinarea activităților viitoare necesare, atribuirea acestora personalului potrivit, delegarea de autoritate, furnizarea de instrumente și materie primă etc.;
2. Deținerea unui plan de acțiune facilitează direcționarea, deoarece face instrucțiuni, îndrumări și motivație bazate pe o strategie de brand;
3. Planificarea informează personalul, deoarece arată ce forță de muncă va avea nevoie o companie.
4. Stabilirea standardelor și măsurarea reală a controlului performanței se face în raport cu așteptările pe care le stabilește planificarea.

Prima distincție pe care o putem face este între:

• Informală oferă o concentrare pe termen scurt, care ar putea fi necesară pentru ca afacerea să funcționeze. Într-o organizație, diferite unități pot avea propriile lor planuri informale.
• Cu toate acestea, dacă compania dorește să crească și să atingă obiective ambițioase, procesul de planificare ar trebui să fie formal, scris, specific și să implice obiective organizaționale comune.

Deși planificarea este o funcție de bază a managementului, în practică, mulți manageri o neglijează. S-ar putea să credeți că nu au nevoie de tipuri formale de planificare, deoarece își pot folosi viziunea strategică și instinctul pentru a menține organizația pe drumul cel bun chiar și fără ea. Cu toate acestea, acest lucru nu este adevărat. Iată principalele motive pentru care managerii nu reușesc să creeze un plan strategic:

• Ei subestimează importanța planificării
  Mulți manageri adoptă o mentalitate de a face lucrurile, nereușind să se oprească și să se gândească la ceea ce trebuie să facă de fapt. Nu sunt dispuși să facă modificări, deoarece nu înțeleg modul în care planificarea ar putea afecta performanța.

• Le lipsește timp pentru planificare
  Este nevoie de mult timp pentru a planifica, iar managerii au prea multe îndatoriri. Managerii iau în considerare adesea strategiile strategice doar în timp ce conduc la serviciu sau acasă. Acest lucru ar putea duce la o lipsă de planificare. Planificarea ar trebui să fie programată în mod specific de către manageri. Dacă unui manager îi este greu să dedice suficient timp acestei poziții, ar trebui să atribuie sarcini suplimentare și să se abțină de la micromanagement.

• Le lipsesc obiective și scopuri semnificative
  Uneori, managerii evită planificarea, deoarece nu există niciun obiectiv care să-i angajeze sau să-i motiveze să facă acest lucru. Acest lucru se întâmplă adesea cu companiile care operează fără nicio declarație de misiune.

• Ei se bazează prea mult pe experiența lor
  Este posibil ca unii manageri să fi obținut succes fără planificare, făcându-i să creadă că planificarea este inutilă. În loc de circumstanțe favorabile, își creditează propriile abilități cu realizarea lor.

• Le lipsește autodisciplina
  Stabilirea și atingerea obiectivelor, fie ele personale sau organizaționale, necesită angajament și autocontrol. Managerii trebuie adesea să-și construiască propriile talente și abilități pentru a planifica bine.

• Ei nu au cunoștințele necesare
  Există multe instrumente utilizate în planificare, cum ar fi analiza SWOT, Analiza PESTLE, Cadrul VRIO, scanarea mediului, analiza resurselor etc. Dacă un manager nu a primit o pregătire bună în management, el/ea ar putea să nu reușească să planifice eficient și astfel să nu vadă sens în ea. Se poate, de asemenea, să le lipsească experiența în anumite domenii – crearea unui plan de marketing este foarte diferită de planificarea operațională.

Dacă înțelegeți importanța planificării în management și doriți să înțelegeți toate beneficiile acestei funcții, luați în considerare următorii 5 factori care determină eficacitatea planificării .

Organizarea este funcția managementului care presupune dezvoltarea unei structuri organizatorice și alocarea resurselor umane pentru a asigura realizarea obiectivelor. Structura organizației este cadrul în care efortul este coordonat. Structura este de obicei reprezentată de o organigramă , care oferă o reprezentare grafică a lanțului de comandă în cadrul unei organizații. Deciziile luate cu privire la structura unei organizații sunt denumite în general decizii de proiectare organizațională.

Organizarea implică atât:

• Proiectarea posturilor individuale în cadrul organizației. Trebuie luate decizii cu privire la îndatoririle și responsabilitățile posturilor individuale, precum și la modul în care sarcinile trebuie îndeplinite. Deciziile luate cu privire la natura posturilor în cadrul organizației sunt în general numite decizii de „proiectare a postului”.
• Proiectarea nivelului de organizație, decizia modului cel mai bine de a departamentaliza sau grupa locurile de muncă în departamente pentru a coordona efortul în mod eficient.

Ce este?
O descompunere ierarhică orientată către livrabil a lucrării care urmează să fie executată de echipa de proiect pentru a îndeplini obiectivele proiectului și a crea livrabilele necesare, fiecare nivel al WBS reprezentând o definiție detaliată tot mai mare a lucrării proiectului. Reprezintă structura fundamentală pentru corelarea și integrarea diferitelor tipuri de informații: timpi, costuri, responsabilități.

La ce este folosit?
Un instrument prin care este posibil să:

1. Identificați complet toate aspectele lucrării
2. Atribuiți responsabilități
3. Generați planuri de lucru la diferitele niveluri de programare necesare
4. Generați estimări
5. Colectați date despre progres

OBS reprezintă structura organizatorică a proiectului, alocarea structurată a nivelurilor de responsabilitate a proiectului; servește la: Identifică și atribuie responsabilități; Definiți și comunicați procesul decizional; Integrați informații despre timp/cost conform structurii de responsabilitate definite.

Un proiect OBS este o descriere a organizației proiectului aranjată pentru a indica relația de raportare în contextul proiectului. OBS reflectă modul în care proiectul este organizat funcțional.

Este o reprezentare directă și o descriere a ierarhiei și a organizațiilor care vor oferi resurse pentru planificarea și efectuarea lucrărilor identificate în WBS. OBS ajută managementul să se concentreze pe stabilirea celei mai eficiente organizații, luând în considerare disponibilitatea și capacitatea personalului de conducere și tehnic.

Managerii de proiect sunt responsabili pentru crearea unui OBS pentru proiectele lor.

O diagramă Gantt este o reprezentare grafică utilizată în mod obișnuit a unui program de proiect. Este un tip de diagramă cu bare care arată datele de început și de sfârșit ale elementelor unui proiect, cum ar fi resurse, planificare și dependențe.

Recomandări cheie:

• O diagramă Gantt este o vizualizare care ajută la programarea, gestionarea și monitorizarea sarcinilor și resurselor specifice dintr-un proiect.
• Acesta constă dintr-o listă de sarcini și bare care descriu progresul fiecărei sarcini.
• Barele orizontale de lungimi diferite reprezintă cronologia proiectului, care poate include secvențe de sarcini, durata și datele de început și de sfârșit pentru fiecare sarcină. O diagramă Gantt poate varia în complexitate și profunzime, dar va avea întotdeauna trei componente cheie: activități sau sarcini care trebuie efectuate, care rulează de-a lungul axei y; etapele de referință sau etapele de progres indicate de-a lungul axei x (fie în partea de sus sau de jos a diagramei); și bare de progres, notate ca bare orizontale, care indică cât de departe este fiecare sarcină la un punct dat.
• Este cea mai utilizată diagramă în managementul proiectelor.
• Diagramele Gantt pot fi utilizate în gestionarea proiectelor de toate dimensiunile și tipurile.

Henry Gantt a fost un om de științe sociale și consultant în management, care a deținut și o diplomă în inginerie mecanică. A lucrat în domeniul managementului științific, dezvoltând metode de eficientizare și creștere a productivității corporațiilor și a forței de muncă a acestora. El a creat diagrama Gantt în anii 1910 pentru a-i ajuta pe supraveghetori să înțeleagă progresul forței lor de muncă și pentru a se asigura că sarcinile sunt conform programului.

 Sursa: https://www.freepik.com/free-vector/gradient-template-gantt-chart_10182353.htm#query=gantt%20chart&position=2&from_view=search&track=sph

Managementul timpului este procesul de planificare și control al timpului petrecut pentru anumite activități. Gestionarea bună a timpului permite unei persoane să finalizeze mai mult într-o perioadă mai scurtă de timp, reduce stresul și duce la succes în carieră.

Beneficiile managementului timpului
Abilitatea de a-ți gestiona timpul eficient este importantă. Gestionarea bună a timpului duce la o eficiență și productivitate îmbunătățite, mai puțin stres și mai mult succes în viață. Iată câteva beneficii ale gestionării eficiente a timpului:

După ce ne-am luat în considerare beneficiile managementului timpului, să ne uităm la câteva modalități de a gestiona timpul în mod eficient:

• Stabiliți obiectivele corect
  Stabiliți obiective care sunt realizabile și măsurabile. Utilizați metoda SMART atunci când vă stabiliți obiective. În esență, asigurați-vă că obiectivele stabilite sunt specifice, măsurabile, realizabile, relevante și oportune.
• Prioritizează cu înțelepciune
  Prioritizează sarcinile în funcție de importanță și urgență. De exemplu, uită-te la sarcinile tale zilnice și stabilește care sunt:
  • Important și urgent: faceți aceste sarcini imediat.
  • Important, dar nu urgent: decideți când să faceți aceste sarcini.
  • Urgent, dar nu important: delegați aceste sarcini dacă este posibil.
  • Nu este urgent și nu este important: Pune-le deoparte pentru a le face mai târziu.
• Stabiliți o limită de timp pentru a finaliza o sarcină
  Stabilirea unor constrângeri de timp pentru finalizarea sarcinilor vă ajută să fiți mai concentrat și mai eficient. Depunând un mic efort suplimentar de a decide cât timp trebuie să aloci fiecărei sarcini, vă poate ajuta, de asemenea, să recunoașteți potențialele probleme înainte ca acestea să apară. În acest fel, puteți face planuri pentru a trata cu ei.
• Organizează-te
  Utilizați-vă calendarul pentru o gestionare mai lungă a timpului. Notați termenele limită pentru proiecte sau pentru sarcinile care fac parte din finalizarea întregului proiect. Gândiți-vă ce zile ar fi cel mai bine să le dedicați unor sarcini specifice. De exemplu, ar putea fi necesar să planificați o întâlnire pentru a discuta despre fluxul de numerar într-o zi în care știți că directorul financiar al companiei este disponibil.
• Eliminați sarcinile/activitățile neesențiale
  Este important să eliminați activitățile sau sarcinile în exces. Stabiliți ce este semnificativ și ce merită timpul dvs. Eliminarea sarcinilor/activităților neesențiale vă eliberează mai mult timp pentru a fi cheltuit cu lucruri cu adevărat importante.
• Planificați
  Asigurați-vă că începeți fiecare zi cu o idee clară despre ceea ce trebuie să faceți - ce trebuie făcut în ACEEA ZI. Luați în considerare să vă faceți un obicei ca, la sfârșitul fiecărei zile de lucru, să vă scrieți lista „de făcut” pentru următoarea zi de lucru. În felul acesta, poți lovi pământul alergând în dimineața următoare.
• Luați o pauză între sarcini
  Când faci o mulțime de sarcini fără pauză, este mai greu să rămâi concentrat și motivat. Permiteți un timp de nefuncționare între sarcini pentru a vă limpezi capul și a vă împrospăta. Luați în considerare să luați un pui de somn scurt, să mergeți la o scurtă plimbare sau să meditați.

Să luăm în considerare, de asemenea, consecințele unui management defectuos al timpului

		Ai o pierdere a controlului asupra vieții tale, deoarece nu ești sigur care este următoarea sarcină. Asta te-ar putea face să te simți mai stresat și mai anxios.
Gestionarea slabă a timpului duce la pierdere de timp. De exemplu, vorbind cu prietenii pe rețelele sociale în timp ce faci o misiune, îți distragi atenția și pierzi timpul.		Gestionarea slabă a timpului face de obicei să sufere calitatea muncii tale. De exemplu, nevoia să te grăbești să finalizezi sarcini în ultimul moment compromite de obicei calitatea.
Eficiența slabă rezultă din lipsa de planificare și de stabilire a obiectivelor. Dar dacă nu vă pregătiți în avans, vă puteți găsi că trebuie să mergeți înainte și înapoi sau să vă întoarceți în timp ce lucrați. Acest lucru duce la scăderea producției și a eficienței.		Așteptările clienților și părerea angajatorului despre dvs. sunt afectate negativ dacă nu puteți livra locurile de muncă la timp. Este posibil ca clienții să facă afaceri cu dvs. în altă parte dacă nu pot avea încredere în dvs. pentru a îndeplini sarcinile în timp util.

Munca în echipă este importantă în orice loc de muncă. Mediile în persoană, virtuale sau hibride care amestecă la distanță și în persoană prosperă pe munca în echipă. Lucrul în colaborare este singura modalitate de a atinge obiectivele comune ale unei echipe.

Munca în echipă este crucială din mai multe motive decât doar creșterea productivității. Te simți apreciat pentru contribuțiile tale și ai un mediu de lucru mai bun atunci când ești membru al unei echipe de succes. Te apuci să lucrezi la proiecte importante care contează. Munca care are semnificație vă crește angajamentul și bunăstarea pe lângă faptul că vă face să vă simțiți apreciat.

Zece beneficii ale muncii în echipă:

1. O mai bună rezolvare a problemelor
2. Potenţial crescut de inovare
3. Membrii echipei mai fericiți
4. Creștere personală sporită
5. Mai puțin epuizare
6. Mai multe oportunități de creștere
7. Productivitate sporită
8. Asumarea mai inteligentă a riscurilor
9. Mai puține greșeli
10. Creativitate extinsă

O muncă în echipă excelentă necesită relații excelente, care, la rândul lor, necesită:

• Încredere care permite oamenilor să fie deschiși și sinceri unii cu alții. Stabilirea încrederii înseamnă că nu trebuie să-ți petreci timp întrebându-te dacă oamenii te înjunghie în spate. Înseamnă să fii pregătit să recunoști că ai făcut o greșeală, să fii nesigur și să-ți ceri scuze pentru că ai tratat un coleg rău.
• Respect reciproc în care oamenii pot avea opinii diferite fără a fi criticați sau ridiculizati pentru acest lucru.
• Conștientizarea de sine și a celorlalți: aceasta înseamnă să ai inteligență emoțională, să-ți asumi responsabilitatea pentru cuvintele și acțiunile tale și să ai empatie cu cei din jurul tău.
• Diversitatea nu doar acceptând opinii și opinii diverse, ci de fapt le primește pentru ceea ce adaugă ei echipei.
• Comunicare deschisă și sinceră, care este, desigur, o condiție prealabilă pentru orice relație bună, indiferent de mediul de comunicare selectat și care permite partajarea de înaltă calitate a informațiilor.
• Ascultarea: a depune un efort pentru a înțelege cu adevărat viziunea celuilalt despre lume.
• Gestionarea conflictului, ceea ce înseamnă concentrarea asupra problemei, nu asupra personalităților implicate într-o diferență de opinie.

Team building este o tehnică de management utilizată pentru îmbunătățirea eficienței și performanței grupurilor de lucru prin diverse activități. Implică multe abilități, analiză și observație pentru formarea unei echipe puternice și capabile. Unicul motiv aici este realizarea viziunii și obiectivelor organizației.

Managerul responsabil cu team building trebuie să fie capabil să afle punctele forte și punctele slabe ale membrilor echipei și să creeze gruparea potrivită a oamenilor cu seturi diferite de abilități. El trebuie să se concentreze pe dezvoltarea relațiilor interpersonale puternice și a încrederii între membrii echipei.

Managerul trebuie să încurajeze comunicarea și interacțiunea între membrii echipei și, de asemenea, să reducă stresul cu ajutorul diferitelor activități de team-building.

Formarea echipei nu este un act unic. Este un proces pas cu pas care are ca scop aducerea unei schimbări de dorit în organizație. Echipele sunt de obicei formate pentru o anumită sarcină sau proiect și sunt în mare parte pe termen scurt.

1. Identificați nevoia de team building: managerul trebuie mai întâi să analizeze cerințele unei echipe pentru îndeplinirea unei anumite sarcini. Ar trebui să afle scopul muncii de efectuat, abilitățile necesare postului și complexitatea acestuia înainte de a forma o echipă;
2. Definiți obiectivele și setul necesar de abilități: în continuare urmează stabilirea obiectivelor organizaționale și a abilităților necesare pentru a le îndeplini
3. Luați în considerare rolurile echipei: managerul ia în considerare diferitele aspecte, adică interacțiunile dintre indivizi, rolurile și responsabilitățile acestora, punctele forte și punctele slabe, componența și adecvarea posibililor membri ai echipei.
4. Determinați o strategie de team building: acum managerul trebuie să înțeleagă bine cadrul operațional pentru a asigura o team building eficientă. El/Ea trebuie să fie el însuși asigurat de obiective, roluri, responsabilități, durată, disponibilitatea resurselor, pregătire, fluxul de informații, feedback și construirea încrederii în echipă.
5. Dezvoltați o echipă de indivizi: în această etapă, indivizii sunt adunați pentru a forma o echipă împreună. Fiecare membru este familiarizat cu rolurile și responsabilitățile sale în cadrul echipei.
6. Stabiliți și comunicați regulile: se discută regulile privind raportarea membrilor echipei, programul întâlnirilor și luarea deciziilor în cadrul echipei. Indivizii sunt încurajați să pună întrebări și să își dea punctele de vedere pentru a dezvolta o comunicare deschisă și sănătoasă în echipă.
7. Identificați punctele forte ale indivizilor: sunt efectuate diverse exerciții de formare a echipei pentru a scoate în evidență punctele forte ale indivizilor. De asemenea, ajută la familiarizarea membrilor echipei cu punctele forte și punctele slabe ale celuilalt.
8. Fii parte a echipei: în acest moment, managerul trebuie să se implice în echipă ca membru și nu ca șef. Este necesar ca indivizii să-și dea seama de importanța lor în echipă și să-i tratezi pe fiecare membru în mod egal. Membrii echipei ar trebui să-și vadă managerul ca lider de echipă, mentor și model de urmat.
9. Monitorizați performanța: următorul pas este verificarea productivității și performanței echipei în ansamblu. Implică descoperirea lacunelor și a motivului. Acest pas este necesar pentru a îmbunătăți performanța și productivitatea echipei pe termen lung.
10. Programați întâlniri: unul dintre cei mai importanți pași este să organizați întâlniri cu scop din când în când pentru a discuta despre performanța echipei, problemele legate de sarcini și pentru a discuta viitorul curs de acțiune.
11. Dizolvarea echipei: în sfârșit, managerul trebuie să evalueze rezultatele și să recompenseze indivizii pentru contribuția și realizările lor. In final, echipa este dispersata pe indeplinirea obiectivului pentru care a fost formată.

Una dintre responsabilitățile principale ale unui manager este de a asigura finalizarea tuturor sarcinilor la timp și respectarea strictă a politicilor. Și pentru acest lucru abilitățile de conducere sunt importante. Abilitatea de conducere presupune: Crearea și împărtășirea unei viziuni asupra posibilelor realizări ale organizației Comunicarea cu angajații și crearea de bune relații interpersonale Motivarea și inspirarea membrilor echipei pentru a performa mai bine.

Conducerea asigură, de asemenea, că managerii creează un mediu pozitiv la locul de muncă. Acest lucru ajută, de asemenea, la îmbunătățirea performanței fiecărui angajat sau grup de oameni, le ridică moralul și conduce la o echipă productivă și inovatoare.

Rețelele informale și sociale pe care le utilizați pentru a motiva oamenii să ia măsuri sunt exemple de leadership. Dacă managerii sunt lideri buni, membrii personalului lor vor fi dornici să muncească din greu pentru a îndeplini obiectivele organizaționale.

Științele comportamentale ne-au îmbogățit mult cunoștințele despre această funcție managerială. Studiile privind atitudinile la locul de muncă și trăsăturile de personalitate ar putea ajuta managerii să înțeleagă mai bine cum să-și gestioneze angajații. De exemplu, această cercetare arată că managerii trebuie să înțeleagă mai întâi personalitățile, valorile, atitudinile și emoțiile subordonaților lor pentru a deveni lideri eficienți.

Controlul implică asigurarea faptului că performanța nu se abate de la standarde. Controlul constă din trei pași, care includ:

1. Monitorizarea activitatilor în desfasurare;
2. Stabilirea standardelor de performanță/producție;
3. Compararea performanței reale cu standardele;
4. Identificarea zonelor care necesită îmbunătățiri (pot fi procese, politici sau practici);
5. Luarea de măsuri corective atunci când este necesar.