Un insieme di sforzi coordinati nel tempo (Kerzner, 1995) Un insieme di persone e altre risorse temporaneamente assemblate per raggiungere un obiettivo specifico, normalmente con un budget fisso e con un periodo di tempo fisso. I progetti sono generalmente associati a prodotti o procedure che vengono eseguiti per la prima volta o a procedure che vengono modificate (Graham, 1990)

Un progetto può essere definito come uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio unico (Project Management Institute, A guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBOK Guide

Un’attività volta a raggiungere un obiettivo unitario in un certo periodo di tempo utilizzando uno sforzo congiunto di un insieme di risorse.

• Unicità
• Vincoli
• Pianificazione, ssecuzione e controllo
• Risirse Differenti
• Durata
• Limitata

Management si riferisce al controllo e alla pianificazione dei dettagli (Bauer 1998). Con un uso giudizioso dei mezzi disponibili vengono prese le decisioni effettive e vengono eseguite azioni per raggiungere gli obiettivi (Storey 1960).

Project Management: applicazione di conoscenze, competenze, tecniche e strumenti per soddisfare i requisiti del progetto Evidenziare le situazioni critiche e fornire alternative tempestive Responsabilizzare tutte le parti interessate su obiettivi specifici Fornire una visione realistica del progetto durante il suo ciclo di vita Disegnare un quadro di previsione dell’andamento future del progetto

Il processo di gestione di un progetto ha un inizio e una fine e si opera allocando, utilizzando e monitorando risorse (limitate) al fine di soddisfare i requisiti (del progetto) entro un periodo di tempo predefinito.

È pertanto necessario:

• Verificare e risolvere i vincoli delle risorse esistenti e gli eventuali conflitti che potrebbero sorgere

• Allineare l’orientamento strategico dell'organizzazione laddove questo influenzi il raggiungimento degli obiettivi del progetto

• Definire una governance condivisa

La sfida principale di un manager è quella di risolvere i problemi in modo creativo. Pur attingendo da una varietà di discipline accademiche e per aiutare i manager a rispondere alla sfida della risoluzione creativa dei problemi, i principi di gestione sono stati a lungo classificati nelle quattro principali funzioni di pianificazione, organizzazione, leadership e gestione (il framework P-O-L-C).

Quattro funzioni cruciali possono essere utilizzate per riassumere le idee di gestione. Pianificare, organizzare, guidare e controllare sono questi compiti. Il framework P-O-L-C offre indicazioni utili per la posizione manageriale ottimale.

La pianificazione è la funzione della gestione che comporta la definizione di obiettivi e la determinazione di una linea d’azione per raggiungere tali obiettivi. La pianificazione richiede che i manager siano consapevoli delle condizioni ambientali che affrontano la loro organizzazione e prevedano le condizioni future. Richiede anche che i manager siano buoni decisori.

È una procedura con una serie di passaggi. Il primo passo nel processo è la scansione ambientale, che implica essenzialmente che i pianificatori devono essere consapevoli dei rischi significativi per la loro attività dal punto di vista dell’economia, dei loro rivali e dei loro clienti. Il prossimo passo è che i pianificatori cerchino di prevedere le condizioni future. La pianificazione si basa su queste stime.

La pianificazione è considerata una funzione fondamentale del management. Significa che un piano è necessario per qualsiasi altra funzione manageriale, che si tratti di organizzazione, direzione, personale o controllo:

1. La pianificazione impone come organizzare efficacemente un’azienda. Comprende la determinazione delle attività future necessarie, l’assegnazione al personale giusto, la delega dell’autorità, la fornitura di strumenti e materie prime, ecc.;
2. Avere un piano d’azione facilita la direzione in quanto rende le istruzioni, la guida e la motivazione fondate su una strategia di marca;
3. La pianificazione informa il personale, in quanto mostra di quale forza lavoro avrà bisogno un’azienda.
4. La definizione di standard e la misurazione del controllo effettivo delle prestazioni viene effettuata contro le aspettative stabilite dalla pianificazione.

La prima distinzione che possiamo fare:

• La pianificazione informale fornisce un focus a breve termine, che potrebbe essere necessario per l’azienda per operare. In un’organizzazione, varie unità possono avere i propri piani informali.
• Tuttavia, se l’azienda vuole crescere e raggiungere obiettivi ambiziosi, il processo di pianificazione dovrebbe essere formale, scritto, specifico e coinvolgere obiettivi organizzativi comuni.

Sebbene la pianificazione sia una funzione fondamentale del management, in pratica molti manager la trascurano. Potresti pensare che non abbiano bisogno di tipi formali di pianificazione, in quanto possono usare la loro visione strategica e l’istinto per mantenere l’organizzazione in vita anche senza di essa. Tuttavia, questo non è vero. Ecco i motivi principali per cui i manager non riescono a creare un piano strategico:

• Sottovalutano l’importanza della pianificazione
  Molti manager adottano una mentalità di «fare le cose», senza soffermarsi a riflettere su ciò che è effettivamente necessario fare. Non sono disposti ad apportare cambiamenti perché non capiscono come la pianificazione possa avere un impatto sulle prestazioni.

• Mancanza di tempo per poter pianificare
  La pianificazione richiede molto tempo e i manager hanno troppi compiti. Spesso i manager considerano le scelte strategiche solo mentre vanno al lavoro o a casa. Questo potrebbe portare a una mancanza di pianificazione. La pianificazione dovrebbe essere programmata in modo specifico dai manager. Se un manager ha difficoltà a dedicare tempo sufficiente a questa posizione, dovrebbe assegnare compiti extra e astenersi dal fare da micromanager.

• Mancano obiettivi e traguardi significativi
  A volte i manager evitano di pianificare perché non c’è un obiettivo che li impegni o li motivi a farlo. Questo accade spesso nelle aziende che operano senza una dichiarazione di missione.

• Hanno troppa fiducia nella loro esperienza
  Alcuni manager potrebbero aver raggiunto il successo senza pianificazione, portandoli a credere che la pianificazione sia inutile. Invece di circostanze favorevoli, attribuiscono alle proprie capacità la loro realizzazione.

• Mancano di autodisciplina
  La definizione e il raggiungimento degli obiettivi, siano essi personali o organizzativi, richiedono impegno e autocontrollo. I manager hanno spesso bisogno di sviluppare i propri talenti e le proprie capacità per pianificare bene.

• Non hanno le conoscenze necessarie
  Esistono molti strumenti utilizzati per la pianificazione, come l’analisi SWOT, l’analisi PESTLE, il framework VRIO, la scansione ambientale, l’analisi delle risorse, ecc. Se un manager non ha ricevuto una buona formazione in materia di management, potrebbe non riuscire a pianificare in modo efficace e quindi non vederne il senso. Può anche darsi che manchi di esperienza in certi settori: la creazione di un piano marketing è molto diversa dalla pianificazione operativa.

Se si comprende l’importanza della pianificazione nella gestione e si desidera cogliere tutti i vantaggi di questa funzione, è opportuno considerare i seguenti 5 fattori che determinano l’efficacia della pianificazione.  

L’organizzazione è la funzione della gestione che comporta lo sviluppo di una struttura organizzativa e l’allocazione delle risorse umane per garantire il raggiungimento degli obiettivi. La struttura dell’organizzazione è il quadro all’interno del quale viene coordinato lo sforzo. La struttura è solitamente rappresentata da un organigramma, che fornisce una rappresentazione grafica della catena di comando all’interno di un’organizzazione. Le decisioni prese sulla struttura di un’organizzazione sono generalmente indicate come decisioni di progettazione organizzativa.

L’organizzazione coinvolge entrambi:

• La progettazione di singoli lavori all’interno dell’organizzazione. Devono essere prese decisioni sui doveri e le responsabilità dei singoli lavori, nonché sul modo in cui i compiti dovrebbero essere svolti. Le decisioni prese sulla natura dei lavori all’interno dell’organizzazione sono generalmente chiamate decisioni di “progettazione del lavoro”.
• La progettazione del livello organizzativo, decidendo il modo migliore per dipartimentalizzare, o raggruppare, i lavori in dipartimenti per coordinare efficacemente gli sforzi.

Cos'è?
Una scomposizione gerarchica orientata ai risultati del lavoro che deve essere eseguita dal team di progetto per raggiungere gli obiettivi del progetto e creare i risultati richiesti, con ogni livello della WBS che rappresenta una definizione sempre più dettagliata del lavoro di progetto. Rappresenta la struttura fondamentale per correlare e integrare diversi tipi di informazioni: tempi, costi, responsabilità.

A cosa serve?
Uno strumento attraverso il quale è possibile:

1. Identificare pienamente tutti gli aspetti del lavoro
2. Attribuzione delle responsabilità
3. Generare piani di lavoro ai vari livelli di schedulazione richiesti
4. Generare stime
5. Raccogliere dati sullo stato di avanzamento

L’OBS rappresenta la struttura organizzativa del progetto, l’assegnazione strutturata dei livelli di responsabilità del progetto. Serve a: Identificare e assegnare responsabilità; Definire e comunicare il processo decisionale; Integrare le informazioni tempi/costi secondo la struttura di responsabilità definita.

Un OBS di progetto è una rappresentazione dell’organizzazione del progetto organizzata per indicare la relazione di reporting all’interno del contesto del progetto. L'OBS riflette il modo in cui il progetto è organizzato funzionalmente.

È una rappresentazione diretta e una descrizione della gerarchia e delle organizzazioni che forniranno risorse per pianificare ed eseguire il lavoro identificato nella WBS.

L’OBS aiuta la direzione a concentrarsi sulla creazione dell’organizzazione più efficiente, prendendo in considerazione la disponibilità e la capacità del personale di gestione e tecnico.

I Project Manager sono responsabili della creazione di un OBS per i progetti assegnati.

Un diagramma di Gantt è una rappresentazione grafica comunemente usata di una pianificazione di progetto. Si tratta di un tipo di grafico a barre che mostra le date di inizio e di fine degli elementi di un progetto, ad esempio risorse, pianificazione e dipendenze.

Key takeaways:

• La Gantt Chart è una visualizzazione che consente di pianificare, gestire e monitorare attività e risorse specifiche in un progetto.
• Consiste in un elenco di attività e barre che descrivono lo stato di avanzamento di ciascuna attività.
• Le barre orizzontali di diverse lunghezze rappresentano la sequenza temporale del progetto, che può includere sequenze di attività, durata e date di inizio e fine per ogni attività. Una Gantt Chart può variare in complessità e profondità, ma avrà sempre tre componenti chiave: attività o attività che devono essere svolte, che corrono lungo l’asse y; milestones o fasi di avanzamento indicate lungo l’asse x (nella parte superiore o inferiore del grafico); e barre di avanzamento, indicate come barre orizzontali, che indicano la distanza di ogni attività in un dato punto.
• È il grafico più utilizzato nella gestione dei progetti.
• Le Gantt Chart possono essere utilizzati nella gestione di progetti di tutte le dimensioni e tipi

Henry Gantt fu uno scienziato sociale e consulente di gestione che ha anche conseguito una laurea in ingegneria meccanica. Ha lavorato nel campo della gestione scientifica, sviluppando metodi per semplificare e aumentare la produttività delle aziende e della loro forza lavoro. Ha creato il diagramma di Gantt nel 1910 per aiutare i supervisori a comprendere i progressi della loro forza lavoro e per garantire che le attività fossero nei tempi previsti.

 Fonte: https://www.freepik.com/free-vector/gradient-template-gantt-chart_10182353.htm#query=gantt%20chart&position=2&from_view=search&track=sph

La gestione del tempo è il processo di pianificazione e controllo di quanto tempo dedicare ad attività specifiche. Una buona gestione del tempo consente a un individuo di completare di più in un periodo di tempo più breve, riduce lo stress e porta al successo della carriera.

Vantaggi della gestione del tempo
La capacità di gestire il tuo tempo in modo efficace è importante. Una buona gestione del tempo porta a una migliore efficienza e produttività, meno stress e più successo nella vita. Ecco alcuni vantaggi di una gestione efficace del tempo:

Dopo aver considerato i vantaggi della gestione del tempo, diamo un'occhiata ad alcuni modi per gestire il tempo in modo efficace:

• Imposta correttamente gli obiettivi
  Stabilisci obiettivi raggiungibili e misurabili. Utilizzare il metodo SMART quando si impostano gli obiettivi. In sostanza, assicurati che gli obiettivi che imposti siano specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e tempestivi.
• Stabilisci le priorità con saggezza 
  Assegna priorità alle attività in base all’importanza e all’urgenza. Ad esempio, guarda le tue attività quotidiane e determina quali sono:
  • Importante e urgente: esegui subito queste attività.
  • Importante ma non urgente: decidi quando eseguire queste attività.
  • Urgente ma non importante: delegare questi compiti, se possibile.
  • Non urgente e non importante: mettili da parte per farlo in seguito.
• Impostare un limite di tempo per completare un’attività
  L’impostazione di vincoli di tempo per il completamento delle attività consente di essere più concentrati ed efficienti. Fare il piccolo sforzo extra per decidere quanto tempo è necessario assegnare per ogni attività può anche aiutarti a riconoscere potenziali problemi prima che si presentino. In questo modo puoi fare piani per affrontarli.
• Organizzatevi
  Utilizza il tuo calendario per una gestione del tempo più a lungo termine. Annotare le scadenze per i progetti o per le attività che fanno parte del completamento del progetto complessivo. Pensa a quali giorni potrebbero essere i migliori da dedicare a compiti specifici. Ad esempio, potrebbe essere necessario pianificare una riunione per discutere del flusso di cassa in un giorno in cui si sa che il CFO dell'azienda è disponibile.
• Rimuovere attività/attività non essenziali
  È importante rimuovere le attività o le attività in eccesso. Determina cosa è significativo e cosa merita il tuo tempo. Rimuovere attività / attività non essenziali libera più tempo da dedicare a cose veramente importanti.
• Pianifica in anticipo
  Assicurati di iniziare ogni giorno con un'idea chiara di ciò che devi fare - cosa deve essere fatto QUEL GIORNO. Prendi l’abitudine, alla fine di ogni giornata lavorativa, di andare avanti e scrivere la tua lista di “cose da fare” per il giorno lavorativo successivo. In questo modo puoi iniziare a correre la mattina successiva.
• Fai una pausa tra un’attività e l’altra
  Quando si svolgono molti compiti senza una pausa, è più difficile rimanere concentrati e motivati. Concediti un po’ di tempo libero tra le attività per schiarirti le idee e rinfrescarti. Prendi in considerazione l’idea di fare un breve pisolino, fare una breve passeggiata o meditare.

Consideriamo anche le conseguenze di una cattiva gestione del tempo

		Hai una perdita di controllo sulla tua vita poiché non sei sicuro di quale sia il prossimo compito. Questo potrebbe farti sentire più stressato e ansioso.
Una cattiva gestione del tempo si traduce in perdite di tempo. Ad esempio, parlando con gli amici sui social media mentre svolgi un compito, ti distrai e perdi tempo.		Una cattiva gestione del tempo in genere ne risente la qualità del lavoro. Ad esempio, dover correre a completare le attività all'ultimo minuto di solito compromette la qualità.
La scarsa efficienza deriva dalla mancanza di pianificazione e definizione degli obiettivi. Ma se non ti prepari in anticipo, puoi trovarti a dover andare avanti e indietro o tornare indietro mentre lavori. Ciò si traduce in una riduzione della produzione e dell'efficienza.		Le aspettative dei clienti e l'opinione che il tuo datore di lavoro ha di te sono influenzate negativamente se non sei in grado di consegnare i lavori in tempo. È probabile che i clienti facciano affari con te altrove se non possono fidarsi di te per completare le attività nei tempi previsti.

Il lavoro di squadra è importante in ogni luogo di lavoro. Gli ambienti di persona, virtuali o ibridi che combinano remoto e di persona prosperano tutti sul lavoro di squadra. Lavorare in modo collaborativo è l’unico modo per raggiungere gli obiettivi condivisi di un team.

Il lavoro di squadra è fondamentale per molte ragioni oltre all’aumento della produttività. Ti senti apprezzato per i tuoi contributi e hai un ambiente di lavoro migliore quando sei un membro di un team di successo. Puoi lavorare su progetti importanti che contano. Il lavoro che ha un significato aumenta il tuo impegno e il tuo benessere oltre a farti sentire apprezzato.

Dieci vantaggi del lavoro di squadra

1. Migliore risoluzione dei problemi
2. Maggiore potenziale di innovazione
3. Membri del team più felici
4. Maggiore crescita personale
5. Meno burnout
6. Più opportunità di crescita
7. Aumento della produttività
8. Assunzione di rischi più intelligente
9. Meno errori
10. Creatività espansa

Un grande lavoro di squadra richiede grandi relazioni, che a loro volta richiedono:

• Fiducia che permette alle persone di essere aperte e oneste l’una con l’altra. Stabilire la fiducia significa non dover perdere tempo a chiedersi se la gente ti sta accoltellando alle spalle. Significa essere pronti ad ammettere di aver commesso un errore, di essere incerti e di chiedere scusa per aver trattato male un collega.
• Rispetto reciproco in cui le persone possono avere opinioni diverse senza essere criticate o ridicolizzate per averlo fatto.
• Consapevolezza di sé e degli altri: questo significa avere intelligenza emotiva, assumersi la responsabilità delle proprie parole e azioni e avere empatia con chi ti circonda.
• Diversità non solo accettare punti di vista e opinioni diverse, ma accoglierli effettivamente per ciò che aggiungono al team.
• Comunicazione aperta e onesta che è, naturalmente, un prerequisito per qualsiasi buona relazione indipendentemente dal mezzo di comunicazione selezionato e che consente una condivisione di informazioni di alta qualità.
• Ascoltare: sforzarsi di comprendere veramente la visione del mondo di un altro.
• Gestire il conflitto, il che significa concentrarsi sul problema, non sulle personalità coinvolte in una differenza di opinione.

Il team building è una tecnica di gestione utilizzata per migliorare l’efficienza e le prestazioni dei gruppi di lavoro attraverso varie attività. Richiede molte abilità, analisi e osservazione per formare una squadra forte e capace. L’unico motivo qui è quello di raggiungere la visione e gli obiettivi dell'organizzazione.

Il manager responsabile del team building deve essere in grado di scoprire i punti di forza e di debolezza dei membri del team e creare il giusto mix di persone con diversi set di competenze. Deve concentrarsi sullo sviluppo di forti relazioni interpersonali e sulla fiducia tra i membri del team.

Il manager deve incoraggiare la comunicazione e l’interazione tra i membri del team e anche ridurre lo stress con l’aiuto di varie attività di team building.

Il team building non è un atto una tantum. È un processo graduale che mira a portare un cambiamento auspicabile nell’organizzazione. I team sono solitamente formati per un particolare compito o progetto e sono per lo più a breve termine.

1. Identificare la necessità di team building: il manager deve prima analizzare il requisito di un team per completare un particolare compito. Dovrebbe scoprire lo scopo del lavoro da eseguire, le competenze richieste per il lavoro e la sua complessità prima di formare una squadra
2. Definire gli obiettivi e l’insieme delle competenze richieste: segue la definizione degli obiettivi organizzativi e delle competenze necessarie per raggiungerli
3. Considerare i ruoli del team: il manager considera i vari aspetti, ovvero le interazioni tra gli individui, i loro ruoli e responsabilità, i punti di forza e di debolezza, la composizione e l’idoneità dei possibili membri del team.
4. Determinare una strategia di team building: ora il manager deve comprendere bene il quadro operativo per garantire un team building efficace. Deve essere sicuro degli obiettivi, dei ruoli, delle responsabilità, della durata, della disponibilità delle risorse, della formazione, del flusso di informazioni, del feedback e della costruzione della fiducia nel team.
5. Sviluppare una squadra di individui: in questa fase, gli individui vengono raccolti per formare una squadra insieme. Ogni membro viene familiarizzato con i suoi ruoli e responsabilità all'interno del team.
6. Stabilire e comunicare le regole: vengono discusse le regole relative alla segnalazione dei membri del team, agli orari delle riunioni e al processo decisionale all'interno del team. Gli individui sono incoraggiati a porre domande e dare le loro opinioni per sviluppare una comunicazione aperta e sana nel team.
7. Identificare i punti di forza dell'individuo: vengono condotti vari esercizi di team building per far emergere i punti di forza degli individui. Aiuta anche a familiarizzare i membri del team con i reciproci punti di forza e di debolezza.
8. Be parte del team: a questo punto, il manager deve essere coinvolto con il team come membro e non come capo. È necessario far sì che gli individui si rendano conto della loro importanza nella squadra e trattare ogni membro allo stesso modo. I membri del team dovrebbero vedere il loro manager come il loro team leader, mentore e modello di ruolo.
9. Monitorare le prestazioni: il prossimo passo è controllare la produttività e le prestazioni del team nel suo complesso. Si tratta di scoprire scappatoie e il motivo per cui lo sono. Questo passaggio è necessario per migliorare le prestazioni e la produttività del team a lungo termine.
10. Pianificare le riunioni: uno dei passi più cruciali è quello di tenere riunioni mirate di volta in volta per discutere le prestazioni del team, i problemi relativi alle attività e discutere la futura linea d'azione.
11. Sciogliere la squadra: infine, il manager deve valutare i risultati e premiare i singoli per il loro contributo e realizzazione. Infine, il team è disperso sul raggiungimento dell'obiettivo per il quale è stato costituito.

Una delle responsabilità primarie di un manager è garantire il completamento di tutte le attività in tempo e il rigoroso rispetto delle politiche. E per questo le capacità di leadership sono importanti. La capacità di leadership comporta: Creare e condividere una visione dei possibili risultati da parte dell’organizzazione Comunicare con i dipendenti e creare buone relazioni interpersonali Motivare e ispirare i membri del team a ottenere prestazioni migliori.

Il leader assicura anche che i manager creino un ambiente positivo sul lavoro. Questo aiuta anche a migliorare le prestazioni di ogni dipendente o gruppo di persone, aumenta il loro morale e porta a un team produttivo e innovativo.

Le reti informali e sociali che usi per motivare le persone ad agire sono esempi di leadership. Se i manager sono buoni leader, i membri del loro staff saranno desiderosi di lavorare sodo per raggiungere gli obiettivi organizzativi.
Le scienze comportamentali hanno notevolmente migliorato la nostra conoscenza di questa funzione manageriale.

Gli studi sulle attitudini lavorative e sui tratti della personalità potrebbero aiutare i manager a capire meglio come gestire i propri dipendenti. Ad esempio, questa ricerca rivela che i manager devono prima comprendere le personalità, i valori, gli atteggiamenti e le emozioni dei loro subordinati per diventare leader efficaci.

La gestione implica garantire che le prestazioni non si discostino dagli standard. La gestione consiste in tre passaggi, che includono:

1. Monitoraggio delle attività in corso
2. Stabilire standard di prestazione/output;
3. Confronto delle prestazioni effettive con gli standard;
4. Identificare le aree che necessitano di miglioramenti (possono essere processi, politiche o pratiche);
5. Intraprendere azioni correttive quando necessario.